ドキュメント作成スピード10倍。
Confluenceでナレッジ共有が自発的に定着

若子：製品を使用し始めた当初は、以前使用していたドキュメント作成ツールの延長でConfluenceを使おうと思っていたところがあったので、以前と同様にレイアウトを工夫できないかなとか、色をつけられないかなとか、できないことに対するもどかしさがありました。

使い慣れてくると文章を入れたら勝手にレイアウトを配置してくれる等、Confluenceおまかせで進めることができることがわかりましたので、これまでのように見た目を気にする必要がなくなりました。余計なところに注力する必要がなくなったこともあって、効率化に繋がっているんじゃないかなと思います。

あとはナレッジの共有ですね。ドキュメントに起こす作業もConfluenceだったら頭の中で思い描いたものをいつでもブラウザを開くだけで簡単に入力できるので、有識者に聞かないとわからないノウハウ的なものは全部Confluenceに書き留めていくようになりました。これまでは各メンバーの頭の中にあるノウハウや設計メモなど、時間に余裕がなくてドキュメントに起こすことができていませんでしたが、黙っていてもみんながナレッジ化をしてくれるようになったところも、やっぱり変わってきたところかなと思います。

小西：主体的に自ら率先して書いてくれるのは大きいですね。

若子：以前と同じ工数で出来上がったページ数を比較すると、Confluenceでの作業スピードは10倍速くなりました。自分で実際にPDFをエクスポートしてページ数を数えてみたら想像していた以上で、「もうこんなに書いたんだ？！」と実感できました。以前のままだったら多分こんなに書けていなかったですね。

小西：特にどのようなドキュメントの種類がConfluenceに置き換わって効果的でしたか？

若子：いっぱいありますが、まずは設計書ですね。以前は例えば画像を張り付けたりすると、すぐレイアウトが崩れちゃうんです。明後日の方向に行ったりするんですよね。それをその都度修正して保存していましたが、今はその手間がなくなりました。

若子：検索機能です。今までは1個1個ファイルを開かないと検索できませんでした。そもそも最新のファイルがどこにあるかも分からないんですよ。これかな？と思ってファイルを開いてサーチをかけてもヒットしません。じゃあ別のファイルにあるかもしれないと思い開き直して…みたいなことを繰り返し行なっていました。Confluenceはバージョン管理も自動でやってくれますし全体から検索もかけられるので、一瞬で見つけることができます。検索のしやすさも効率化に繋がる重要なポイントだと思っています。

小西：ブラウザみたいに調べられるのがいいですよね。

若子：そうですね。Googleと同じ感覚で調べられますね。

小西：ちなみにConfluenceをJiraと合わせて連携する使い方はしていますか？

若子：ConfluenceからJiraチケットを起票したり、逆にJiraチケットをリストアップしたりすることもあります。

若子：一番難しいのはプロジェクト途中での切り替え（製品導入）です。これまでに蓄積されたドキュメントが別途あったりするので、そこから新しい製品に移行する気にはなれない人が多いのではないかと思います。

小西：新規プロジェクトだと、せっかくだから使おうってなるんですね。

若子：そうですね、とはいうものの新規のプロジェクトは多くはありませんので、例えばこれまでのドキュメントは添付とし、次のバージョンアップ開発の内容についてはConfluence上に記載するとか、少しずつ移行していくのがいいのかなと思います。

若子：一部の人はConfluenceに書いているけど誰も見てくれないということがあったのですが、そうすると自分だけがConfluenceを使っていることになりますので、共同開発のためのツールとして機能していませんよね。そこをいかにプロジェクト全体に広めるかで悩まれている方はいますね。

小西：そこをいかに巻き込んでいくかがまず導入の一番最初のポイントで、挫折しないところのポイントかなと思いますね。

若子：そもそもチームでナレッジ共有自体を今まであまりできていませんでした。Confluenceを利用して率先してやるようになったら、みんなも共有してくれるようになってきたみたいな感じです。

小西：真似してやり始めたって感じですかね？

若子：そうですね。

若子：ドキュメントの最初の部分だけ書いて敢えて途中の状態にして、「この後メンテナンスよろしく！」みたいな感じでバトンタッチします。

小西：それいいですね！ちなみにチーム以外の他の人たちに対してConfluenceを広めたり推進されたりしていますか？

若子：ありますね。自然発生的に広がることもありますし、お互いに擦り合わせしないといけないところやQ&Aなどは、お互いのページを使って、「〇〇さんちょっとここの回答お願いします」みたいなページコメントを残すことでスペース間での横連携もしています。

小西：同じプラットフォーム上で横のつながりができるの、いいですよね。

若子：多くのメンバーが使うようになったことで、「こんなに良くなったよ」とか「効率が上がった」という声があがるようになりました。

若子：社内で勉強会みたいな場がありまして、「こういったツールを使っていますよ」「使うことによって効率化できました」というのを具体的なプロジェクトの事例を用いてプレゼンしています。実際にそこで興味を持って、使ってみたいという相談を受けたこともありました。

小西：新しく使ってみようかなというきっかけになるので、すごくいいですよね。それぞれの微妙な悩みみたいなのってあるじゃないですか。これができないんだよね、ここどうしてる？みたいな。

若子：ありますね。ダッシュボードがうまく表現されないとか。

小西：そういったコミュニティも並行してどんどん発展していってほしいなと思いますね。一緒にプラクティスを広げていけたらいいなと思います。

若子：少なくとも今携わっているプロジェクト内では、もうメールは飛びかわないですね。Confluence上で情報共有やコミュニケーションが取れていますのでメールでやり取りする必要がほとんどないです。極端かもしれませんが、今後は社内のメールのやりとりも完全になくしたいです。今までメールでやりとりしていたものが全てConfluence、Jira Software、Bitbucket上でできるようになるのが理想かなと思います。当然それだけではできないところもあるので、その部分はチャットツールで使い分けたらいいと思います。

小西：スピード感が違いますもんね。メールだと間違ったときに送り直さないといけないし、定型文があるし、あとは情報をいちいち添付してローカルに落として見て、作成してまた上げてって流れがありますからね。